회사생활을 하다 보면 엑셀로 처리할 수 있는 업무들이 생각보다 많은데요. 가장 쉽게 쓸 수 있는 '피벗테이블' 기능만 잘 활용해도 기본적인 데이터 분석업무를 쉽게 처리할 수 있습니다.
요즘은 예전보다 엑셀에 능숙한 2030세대가 적어졌다는 글을 본 적이 있습니다. 엑셀이 처음 접근하는 것이 조금 낯설고 어려운 것은 사실인데요. 몇 가지 기본적인 기능만 알아도 여러 가지 업무를 처리할 수 있는데, 그 중 가장 쉬운 기능인 '피벗 테이블' 기능을 알려 드리겠습니다.
먼저 데이터 정리와 보고서 작성을 구분할 것
1. 데이터란?
피벗 테이블 사용법 안내에 앞서, 데이터 정리 개념부터 좀 설명하겠습니다. 개념을 명확히 해 두면, 결과적으로 짧은 시간에 원하는 결과를 얻을 수 있는데요. 예를 들어 보겠습니다.
여러분들이 시장이나 마트에서 장을 본다고 가정해 보겠습니다.
- 여러가지 물건과 음식들을 구매하게 되실 텐데요. 예를 들어, 우유를 산다면 용량, 제조일시, 가격, 제조사, 심지어 지방 함유량(저는 우유만 마시면 배가 아파서…), 1+1행사상품은 없는지 등등 많은 조건들을 확인한 후, 구매를 하게 됩니다.
- 장보기를 마치셨다면, 이제 가계부를 쓸 차례인데요. 가계부엔 구매하신 상품들을 하나씩 다 쓰실 수도 있지만, 보통은 ‘장보기 5만원’ 혹은 ‘식비 3만원, 형광등 3천원’ 등, 각자 생각하시는 기준으로 구매내역을 분류해서 정리하게 됩니다.
첫번째로 말씀드린, 물건 구매내역과 각 물건들의 세부정보들이 '데이터'라고 생각하시면 됩니다. '데이터'는 여러가지 세부적인 정보를 가지고 있는데요. 엑셀을 잘 사용하려면 데이터를 잘 정리하거나, 잘 정리된 데이터를 확보하는 것이 가장 중요합니다. 데이터만 잘 확보되면, 보고서는 쉽게 원하는 형태로 만들 수 있습니다.
2. 데이터를 정리할 때 중요한 점
데이터를 정리하실 때, 아래 2가지 정도는 꼭 체크하시는 게 좋습니다.
- 필요한 상세정보가 모두 포함되어 있어야 합니다.
- 각각의 세부정보가 날짜, 문자, 숫자 중 하나로 통일되어 있는지 확인해 주세요. 데이터를 잘 가공하려면, 세부정보가 정확하고 동일한 포맷으로 되어 있어야 합니다.
피벗 테이블 사용해 보기
1. 가장 기본적인 사용법
피벗 테이블 기능은 엑셀을 이용해 데이터를 가공하는 가장 쉬운 방법입니다. 이용방법도 아주 간단합니다. 아래에 예시 데이터와 화면을 같이 첨부했습니다.
- 분석하고 싶은 데이터를 마우스로 드래그한 후
- '삽입' 탭 > 제일 왼쪽 상단의 '피벗 테이블'아이콘을 클릭
위 그림대로 잘 따라하셨다면, 아래와 같은 화면을 보실 수 있습니다.
제가 준비한 데이터의 여러가지 상세정보들이 ‘피벗 테이블 필드’에 들어가 있고, 하단에 ‘필터’, ‘행’, ‘열’, ‘값’과 같은 영역이 표시되는데요. 이제 하실 일은 ‘행’과 ‘열’에 원하는 ‘필드’를 마우스로 옮기기만 하면 됩니다.
몸풀기로 ‘날짜 별 총 구매가격’ 은 얼마인지, 한번 정리해 보겠습니다. 아래 영상을 참고해 주세요.
너무 쉽고 짧아서, 피벗 테이블을 만드는 과정까지 추가했습니다. 행과 열은 원하시는 보고서 형태로 얼마든지 설정하실 수 있습니다. 원하시는 값(지금 예제에서는 ‘구매가격’)은 ‘값’ 영역으로 드래그하시면 됩니다.
‘값’ 영역에 추가된 필드는 여러가지 수치를 구할 수 있는데, 영상에서 보신 것처럼 값 영역으로 추가된 ‘구매가격’ 을 한번 클릭 > ‘값 필드 설정’ 을 클릭하신 후, ‘합계’로 설정하셔야 합계금액이 나오게 됩니다. ‘합계’ 외에도 ‘개수’, ‘평균’, ‘최대’, ‘최소’와 같은 값을 바로 설정해서 확인할 수 있습니다.
2. 피벗테이블 응용편
조금 더, 복잡한 분석으로 아래 2가지를 해 보겠습니다.
- 날짜 별 ‘음료/고기/과자’의 총 구매금액 뽑아보기
- 날짜 별 총 구매금액을 ‘구매처’별로 확인하기
1번은 ‘구분’으로 정의한 필터를 추가해 주기만 하면 되는데요. 아래 영상을 확인하시기 바랍니다.
처음보다 더 쉽게 해결되었습니다. ‘구분’필드를 ‘열’영역으로 드래그하면, 음료/고기/과자의 날짜 별 구매금액을 한번에 확인할 수 있게 됩니다.
2번은 피벗테이블의 '필터'기능을 이용하면 되는데, 아래 영상으로 확인하시기 바랍니다.
‘필터’ 는 말 그대로, 현재 값을 원하는 기준으로 구분해서 볼 수 있는 기능입니다. ‘구매처’필드를 ‘필터’ 영역에 넣어 주기만 하면 되고요. 클릭해서 원하는 항목을 선택하면, 해당 항목에 대한 값을 바로 아래에서 확인할 수 있습니다.
정리
피벗테이블은 알려드린 방법 외에도, 정말 데이터 분석과 가공을 위한 많은 기능을 제공합니다. 하지만, 지금 알려드린 기능만 사용하시더라도, 위에서 말씀드린 것처럼 기본적인 가공에는 큰 문제가 없으실 거라 생각합니다.
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