구글에서는 온라인으로도 마이크로소프트 워드나 한글 프로그램과 같은 문서작업을 할 수 있는 '구글 독스(Docs)'라는 서비스를 무료로 제공합니다. 구글 독스(Docs)는 파워풀한 공유와 협업 기능을 제공하고 있어서 워드 프로그램보다 상황에 따라선 훨씬 더 유용하게 사용할 수 있습니다.
구글 독스는 실제 서비스에선 구글 '문서'로 표현하고 있으니, 아래에서는 '구글 문서'라고 표시하도록 하겠습니다. 구글 문서는 정말 많은 기능을 가진 서비스입니다만, 핵심적인 기능 몇 가지만 안내해 드리도록 하겠습니다.
1. '구글 문서' 시작하기
구글 문서는 구글 계정만 있으면 별다른 절차없이 바로 사용할 수 있습니다. 아래 링크를 클릭해서, 구글 문서로 접속하신 후, 상단에 있는 '새 문서 시작' > '+버튼'을 클릭하시면 바로 빈 문서를 만들 수 있습니다.
참고로, 우측 상단에 있는 '템플릿 갤러리'를 클릭하시면, 여러가지 문서들을 쉽게 작성할 수 있는 템플릿들이 제공되고 있습니다. 이력서나 보고서, 독후감, 리포트, 수업 메모 등 원하시는 템플릿을 선택해서 쉽게 작업을 시작할 수 있으니 꼭 참고하시기 바랍니다.
1. 기본적인 사용방법
구글 문서는 여러분들이 많이 사용하시던 한글이나 마이크로소프트 워드 프로그램과 크게 사용법이 다르지 않습니다. 하지만, 기본적인 사용법을 쉽게 익히실 수 있도록, 구성요소들을 하나씩 간단히 소개해 드리겠습니다. (아래 본문엔 제가 예시로, 유명한 인기 노래 가사를 입력해 뒀습니다.)
1) 기본적인 기능구성
- 문서제목 / 즐겨찾기 / 저장위치변경 / 문서상태확인: 문서의 제목을 입력하거나, 즐겨찾기, 문서가 저장된 위치변경, 그리고 문서를 온라인/오프라인 중 어떤 상태로 작업을 할 지 설정하는 '문서상태확인'기능이 있습니다. 여기서, '문서상태확인'기능은 아래에서 다시 한번 설명해 드리도록 하겠습니다.
- 문서 편집 기능: 이 부분은 마이크로소프트 워드나 한글 프로그램과 거의 동일한 기능을 제공합니다.
- 댓글기록 확인 / 문서내용을 공유하는 영상통화 시작 / 공유설정 변경: 구글 문서는 혼자서만 작업하는 게 아니라, 여러 명이 동시에 공동작업을 할 수 있습니다. 하지만, 여러분들이 공유나 공동작업 목적으로 문서를 작성하는 게 아니라면, 자주 사용하지 않는 기능일 수 있습니다. 아래에서 '공유설정 변경'기능에 대해서는 따로 설명하도록 하겠습니다.
- 요약 / 개요: '요약'은 문서내용을 간단히 요약한 내용을 직접 입력하는 공간입니다. 그리고 '개요'는 문서에서 '제목'스타일을 적용한 문장이 개요로 자동으로 표시되도록 되어 있습니다.
- 다른 서비스 링크: 구글 문서 외 다른 구글 서비스를 빠르게 이동할 수 있는 바로가기 기능입니다. 아래 +버튼을 눌러서, 자주 사용하는 서비스를 여러분 개개인에 맞게 설정할 수 있습니다.
2) 문서 작성 중에 뭔가 추가하고 싶다면 @ 입력
문서를 작성하다가 표나 그림을 추가하고 싶다거나, 글자 스타일을 제목이나 본문 등으로 바꾸는 등, 여러가지 편집기능을 사용하게 될 텐데요. 물론, 구글 문서에 익숙해 진 분들이라면 바로 편집기능을 찾아서 이용할 수 있습니다만, 아직 구글 문서가 익숙치 않으시다면? 걱정하실 필요가 없습니다. '@'만 입력하시면 됩니다.
본문 영역 어디서나 '@'을 입력하면, 여러분들이 문서 편집에서 가장 많이 사용하시는 기능들을 쉽게 찾을 수 있도록 기능목록 팝업이 표시됩니다. 여러분들은 원하시는 기능을 선택만 하시면 되는데요. 제가 예시로 '표'를 입력해 보겠습니다.
그림과 같이, 본문 영역에 '@'을 입력한 후, 스크롤을 해서 '표'메뉴를 찾아서 선택합니다.
'표'메뉴를 선택하면, 아래와 같이 몇 줄/ 몇 칸의 표를 만들지 선택하는 드래그 박스가 나오는데요. 원하는 줄과 칸을 선택해서 마우스를 클릭하면 바로 표가 만들어집니다. 다른 기능 사용법도 어렵지 않으니, 하나씩 사용해 보시기 바랍니다.
2. 구글 문서 만의 특별한 기능
구글 문서는 기본적인 워드 프로그램의 기능만 제공하는 게 아니라, 구글 만의 특별한 기능들도 여러 가지를 제공합니다. 아래에서는 대표적인 몇 가지만 소개해 드리도록 하겠습니다.
1) 오프라인 작업
구글 문서는 프로그램 설치없이 사용할 수 있는 서비스라, 기본적으론 온라인 상태로 작업이 되며, 작업한 파일은 구글 드라이브라는 개인 공간에 자동 저장됩니다.
하지만, 상황에 따라선 오프라인 상태에서 워드 작업을 하고 싶거나, 해야 하는 순간이 있는데요. 이럴 때에는 사용하시는 PC에 구글 문서파일을 저장하고, 오프라인 상태로도 문서작업을 할 수 있습니다. 아래에 사용방법을 알려드리겠습니다.
브라우저 상단에 있는 구름모양 아이콘을 클릭하고, '사용 설정'아이콘을 클릭합니다.
아래와 같은 팝업이 나오면 '사용'을 클릭합니다. 이후에 화면을 새로고침 하고 나면, 작업하신 내용이 사용하시는 PC에도 저장되며, 이후 온라인 상태가 되면 다시 구글 드라이브에 자동으로 저장됩니다.
2) 작업한 문서를 온라인으로 공유
구글 문서는 온라인 기반의 서비스라, 문서파일이 아니라 URL 형태로도 다른 사람에게 공유할 수 있고, 공유받은 사람이 여러분의 구글 문서에 접속해서 문서를 확인하거나 편집도 할 수 있습니다. (편집은 여러분이 권한을 설정해줘야 할 수 있습니다.)
이력서나 여러 사람들에게 공유해야 하는 문서가 있다면, 구글 문서로 작업하고 URL을 사람들에게 공유해 보시기 바랍니다. 아래에 사용방법을 간단히 알려 드리겠습니다.
화면 우측 상단에 있는 파란 색 '공유'아이콘을 클릭하면, 아래와 같이 공유대상과 엑세스 방식을 설정하는 팝업창이 나오게 됩니다.
공유하고 싶은 상대방의 이메일 주소를 입력하셔도 되고, 구글 주소록에 여러 명의 메일주소를 그룹으로 등록해 두셨다면, 해당 메일 그룹을 입력해서 여러 명에게 한번에 현재 작업하시는 문서로 접속할 수 있는 URL을 공유할 수 있습니다.
아래에 있는 엑세스 설정은, 여러분이 작업하신 파일을 그냥 읽을 수만 있고 편집을 할 수 없는 '제한됨' 상태와, 읽기 뿐 아니라 편집까지 가능한 '링크가 있는 모든 사용자'상태 2가지가 있습니다.
기본값은 읽기만 가능한 '제한됨'으로 설정되어 있으니, 목적에 따라 엑세스 권한은 바꿔서 공유하시기 바랍니다.
정리
구글에서 제공하는 파워풀한 온라인 워드 프로세서인 '구글 문서'에 대해서 간략히 알아보았습니다. 구글 문서는 PC뿐 아니라, 스마트폰에서도 모바일 브라우저나 아이폰/안드로이드 앱을 설치해서 이용하실 수 있습니다.
그리고, 구글은 구글 문서 외에도, 마이크로소프트 엑셀 프로그램에 해당하는 '스프레드시트', 파워포인트에 해당하는 '프리젠테이션', 그리고 온라인 '설문지'기능을 무료로 제공합니다. 이런 기능들도 정말 유용하게 사용할 수 있으며, 상황에 따라선 기존 프로그램들이 제공하지 못하는 알짜 기능들도 많이 제공합니다.
다른 서비스들도 앞으로 하나씩 리뷰를 할 예정이니, 제 블로그도 가끔 방문해 주시기 바랍니다.
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